・無事に内定者が決まったが、入社までの間に内定辞退の申出があった。
・面接後の内定通知の前に、応募者から選考辞退の連絡があった。

採用が決まり、応募者に内定通知をしたが辞退されてしまった・・・というケースが時折発生するかと思います。
こちらの記事では、採用のためにかけた時間を無駄にしないために、内定者フォローに関して注意する点をピックアップしました。入職率を高めるためにできることを、意識して対応していきましょう。

選考辞退を防ぐための基本的な対応とポイント

選考辞退を防ぐためには、応募者へ誠実に丁寧に、そして迅速に対応することが必要です。
一般的に多くの求職者は併願して応募を進めています。同時並行で就職活動を行うため、採用したいと思った応募者にはスピーディーにアプローチをかけることが重要になります。

各選考フローで応募者が「なかなか連絡が来ない」と感じないようポイントを抑えていきましょう。

【応募への問い合わせ】

望ましい回答期間　：　3営業日以内
同時並行で他の事業所・クリニックに問い合わせていることが考えられるため、求職者の興味・意欲が高い状態での返信が大切です。また、すぐに返信できない場合は「応募ありがとうございます。後日担当者よりご連絡させていただきます。」など、定型文を作っておくのも効果的です。

【応募書類到着後の通知】

望ましい回答期間　：　即日
選考は後でゆっくり行うとして、まずは応募者に無事に書類が届いていることを伝えて安心させてあげましょう。ある程度返信の期間が予想できる場合は「書類選考を進めております。◯日以内に選考の結果についてご連絡します。」など具体的な日にちを伝えても良いでしょう。

【面接への案内】

望ましい回答期間　：　書類到着後、5～7日営業日
もし、すでに選考を進めている応募者がいる、先に進めたい応募者がいる等の理由で選考に時間がかかる場合は、書類到着後5日程のタイミングで一旦、選考に時間がかかっている旨を連絡するようにしましょう。
貴院からの返信を待って、他院の選考を検討している応募者もいます。
こまめに連絡をいれることで、内定者候補の応募者を逃さない要注意が必要です。

【採用・不採用通知】

望ましい回答期間　：　面接後10日以内
採用であれば、通知は早ければ早い程良いことは間違いありません。
不採用通知についても、遅くとも10日以内には連絡をするようにしましょう。
例えば採用枠は1名であるため、やむなく不採用にした応募者の場合、また次回の募集で応募をしてくれる可能性もあります。
最後まで誠意を持って対応するよう注意が必要です。

まとめ

選考辞退を防ぐためにはスピーディーかつ誠意をもって対応することが重要です。
しかし、日々の業務に追われるなかで余裕をもって採用の返信をすることは難しいことも多いかと思います。

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