「採用面接で何を準備したら良いかわからない」

「採用面接の進め方がわからない」

「採用面接では何を質問すれば良いのだろう」

スタッフの募集を考えているクリニックの中には、このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。採用面接においては、応募者への質問がとても重要です。ただし、面接は時間が限られているため、事前準備と効率の良い流れで進める必要があります。

本記事ではクリニックのスタッフ面接における準備と効果的な流れについて解説します。面接で確認すべき質問や避けるべき質問についても解説するので、最後まで読んで、ぜひ参考にしてみてください。

クリニックがスタッフ面接の前に準備すべきこと

クリニックのスタッフ面接を成功させるためには、事前の準備が不可欠です。また、事務や看護師など職種によっても対応が異なる可能性もあります。しっかりと準備することで効率的な面接ができ、優秀な人材を採用できる可能性が高まります。まずは、面接の前に準備すべきポイントを押さえて面接に臨みましょう。

採用の基準や回数を決めておく

面接にあたっては、採用の基準や回数を決めておく必要があります。採用基準を明確にすれば求める人材像が明確になり、面接での評価がぶれにくいからです。たとえば、経験年数やスキルレベル、資格の有無など具体的な基準を設定しましょう。

また、採用回数を決めておくと、スケジュールを立てやすくなります。1次面接だけで完結させるのか、最終判断はクリニックの院長の面接で決めるのかなど、状況に応じて回数を設定してください。

聞きたい質問をまとめておく

面接で聞きたい内容を、事前にまとめておくとスムーズです。面接時間は限られているので、時間内に終わらせるためにも質問内容を決めておかなければなりません。まとめ方としては、質問したい項目をリスト化し、優先順位をつけておくと良いでしょう。また、複数で面接する場合は、質問が被らないように事前の打ち合わせが欠かせません。さらに、質問の順序も考慮し、応募者が答えやすいような配慮も必要です。

受け入れ態勢や教育担当を確認しておく

面接して採用したものの、クリニック内の受け入れ態勢や教育担当が明確になっておらず、新入社員が不快な思いをするといった事例もあります。このような事態になれば不信感を抱き、早期退職につながりかねません。そのためにも、受け入れ態勢を作り「どの業務を任せるのか」や「教育担当者は誰にするのか」を確認しておく必要があります。

また、研修内容や必要な備品の準備もしておかなければなりません。このように、スタッフ全員が新しいメンバーを迎える心構えを持つことも大切です。

面接評価シートを作成する

面接評価シートは必ず作成しましょう。面接が終わって内定者を決定する際に評価シートがなければ面接内容を忘れてしまったり、なんとなく評価したりしてしまいます。クリニックの採用において、公平かつ客観的に評価するためには、評価シートを作成して、全員に対して同じ基準で評価しなければ不公平です。

評価シートを使用すれば複数の応募者を比較しやすくなり、内定の判断材料として活用できます。とくに、複数名で面接する際には有効です。

面接前日に応募者へ連絡する

面接前日に応募者への連絡を行いましょう。事前の連絡はリマインドと応募者への配慮の両面で重要です。前日に、面接の開始時間や所要時間、誰を訪ねるのか、持参物の案内などに加えて「明日はお会いできるのを楽しみにしています」の一言を添えると応募者の不安は和らぎます。連絡は電話やメールで構いません。

面接はお互いに第一印象が重要です。そのため、こうした応募者への配慮は欠かせません。採用するクリニック側も、応募者から評価されていることを認識しておきましょう。

クリニックのスタッフ面接の流れ6ステップ

面接を効果的に進めるためには流れが大事です。人によっては緊張でうまく話せないために、自分の魅力を伝えきれないケースもあります。そのため、まずは緊張をほぐすことから始めましょう。以下のステップで進めると効果的です。

【STEP1】緊張をほぐすための雑談

面接の冒頭で軽く雑談すると、応募者の緊張をほぐし、リラックスした状態で本題に入りやすくなります。天候や交通状況などを話題にするのが一般的です。また、雑談は応募者の人柄や雰囲気を感じ取れる場でもあります。そのため、ただ話すだけでなく表情や話し方にも注目し、コミュニケーション能力を確認しましょう。とくにクリニックの場合は、患者様とのコミュニケーションが必要なので、雑談力も重要です。あくまでも、和やかな雰囲気作りのための会話なので、踏み込んだ話は避け、雑談の時間は3分程度を目安にします。

【STEP2】クリニックの案内

応募者の緊張がほぐれたら、簡単にクリニックの案内をしましょう。求人票だけでは特色や理念などが伝わりにくいため、応募者はどのようなクリニックなのかが気になっています。どんなに仕事内容が合っていても、方針や考え方が合わなければお互いにマイナスになるため、どのようなクリニックなのかを伝えることはとても重要です。とくに、どのようなスタッフがいるのかや職場環境は、一番気になる項目なので職場の雰囲気や人間関係についても説明しましょう。

【STEP3】募集内容や仕事内容の確認

ひと通りクリニックの概要や労働環境について説明が終わったら、募集内容や担当してもらう仕事内容の確認をしましょう。とくに勤務時間や休暇、給与体系などの労働条件は明確に伝えなければなりません。労働条件面で誤解や勘違いがあると、後にトラブルになる可能性もあるので、細かい手当なども説明する必要があります。

【STEP4】応募者への質問

ここまで終われば、いよいよ応募者への質問です。まず、経歴や職歴に関する質問から始め、応募者の経験や専門性を確認します。応募にあたっての条件を満たしているかの確認も必要です。質問の順序は応募者が答えやすいよう配慮し、徐々に深い内容へと進めていくのがポイントです。

【STEP5】質問を受け付ける

面接官からの質問がひと通り終わったら、応募者からの質問を受け付けましょう。質問の時間は応募者の不安を解消し、納得して働けるかどうかを確認してもらうための機会です。そのため、質問には誠実かつ丁寧に答える必要があります。「丁寧な対応がクリニックへの信頼につながる」という認識が大切です。また、質問は応募者の熱意や、何を重視しているかを把握できるため、採用の判断材料にもなります。

【STEP6】クリニック担当者から応募者へ面接後の業務連絡

面接の最後は業務連絡を行います。必ず伝えなければならないのは、選考結果の通知方法と時期です。「1週間以内に電話またはメールでご連絡します」と、具体的に時期を明確にすると応募者は安心します。もし、次回の面接がある場合は、詳細を説明しましょう。また、面接後に応募者から追加で質問をいただくことがあるので、クリニックの採用担当者の連絡先を改めて伝えることも必要です。最後に面接へ来てもらったことへの感謝の言葉を伝えて面接を締めくくります。

クリニックのスタッフ採用は採用代行がおすすめ

クリニックのスタッフ採用には、多くの時間と労力を費やします。とくに医療現場では、看護師をはじめとした専門的なスキルや経験が求められるため、採用面接が非常に重要です。しかし、忙しい診療業務の合間を縫っての採用活動は容易ではありません。そのような時は採用代行がおすすめです。

フェアリンク株式会社は、医療業界に特化した採用代行サービスを提供しており、多くのクリニックでの実績があります。専門知識を持ったコンサルタントが、それぞれのクリニックのニーズに合わせて最適な人材を採用するため、貴院は診療に専念しながら優秀なスタッフの確保が可能です。